Salesforceの承認プロセス構築の際に気を付けたいポイントとは？
Salesforceは株式会社セールスフォース・ジャパンが提供するクラウド型のビジネスソリューションです。営業支援（SFA）や顧客管理（CRM）など、目的に応じ複数組み合わせることで高い効果を発揮できるプラットフォームです。Salesforceにはさまざまな機能・要素がありますが、このページでは「承認プロセス」について、解説していきます。
承認プロセス構築の際に気を付けたいポイントについて
Salesforceの利用の際に「承認プロセス」が必要になるシーンがしばしばあります。しかし承認プロセスは構築することが難しく、「ただ単に機能を設置しただけ」「承認プロセスではない」というような形になってしまうという声が多く聞かれます。ここでは改めて、承認プロセスを構築する時の注意点について解説していきます。ぜひ参考にしてください。
ステップ設定
業務や会社によって差はありますが、基本的に承認申請においては「未申請」「申請済み」「承認済み」「却下」というステップが存在します。承認申請におけるフローとして、今どの段階まで進んでいるのか・あとどれくらいのステップが残っているのかを一目で簡単に分かるようにするためです。このステップを作成する際においては「粒度」に注意しましょう。承認フローの複雑さや期間の長さによって使い分けることがおすすめです。短い期間で終わるものであればステップは少なく、承認期間が長い・関係者が多いなどといった場合にはステップが多くなるでしょう。
ステップはすべて自動更新に
ステップはそのすべてを自動更新にしましょう。申請時や承認時、却下時においてはステップ項目を更新する「項目自動更新」を使用するようにしましょう。さらにステップは画面から編集できないようにしておきましょう。ステップを自分で変更できてしまうとそもそも承認プロセスである意味がありませんので、注意が必要です。
レコードロックの利用
申請後や承認後には「レコードロック」を使用するようにしましょう。申請後や承認後にレコードを編集できないようにし、申請内容に変更などがある場合には正式に修正依頼を出すようにするか、その申請を却下したあとに再申請を上げるプロセスにするべきです。
運用のイメージ
承認プロセスは作りっぱなしで終わらず、実際場面における運用フローもしっかりと意識するようにしましょう。特に承認申請に関してはレポートでタスク管理をすることができず、自分が承認する必要がある申請がどれかを把握することが難しくなります。たとえばホーム画面に未承認申請の一覧を標準表示して承認者の目に留まるようにするなどといった確認をすると、運用しやすいのではないでしょうか。
ポイントを押さえて使いこなそう
どのようなソリューションであっても、使い方をしっかり把握しておかなければ効果を最大限に発揮することはできません。特に近年ではクラウドで利用できるさまざまなアプリやプラットフォームが登場していて、それぞれメリット・デメリットを持っています。Salesforceにも固有の特徴やメリットがありますので、機能や仕様などをしっかり把握し、使いこなすためのポイントを押さえ、最大限の効果が得られるように使いこなしましょう。
