数式項目を作成するときのポイントは？

数式項目は非常に便利ですが、万能ではなく注意すべきポイントもあります。そこでこちらの記事では、数式項目を作成する場合に注意しておきたい点をまとめました。

数式項目を作成するときに気を付けたいこと

数式項目の作成にあたって気を付けておきたい、三つのポイントについてまとめていますので、参考にしてください。

変更履歴が残せない

まず数式項目では、項目値の変更履歴が残せません。例えば、ステータスごとに値が変化する数式があった場合、ステータスが変更されると数式項目の値も変わります。つまり変更前の数式項目の値については確認できません。

この場合、テキスト型や数値型といった項目を利用し、Apexやフローにより値を設定します。さらに項目履歴管理をオンにして、その項目を項目履歴管理対象にする方法で解決できます。

スナップショットを残せない

ある時点での項目の値（＝スナップショット）を残せません。この点から、数式のロジックを変更した場合、これまで数式で変更されていた値全てが変更後のロジックによって上書きが行われます。すなわち、過去のデータが全て置換されます。

そのほかにも、「数値項目が親レコードの項目を参照している」といったケースについては、参照している親レコードが変更された場合、数式の値も変更後の値に変わります。リレーションが変わることで、最初の時点における値が変更されてしまうことになります。

この場合の対処方法としては、テキスト型・数値型などの項目を使用し、Apexやフローによって値の設定を行うことで、ロジックの変更やリレーション変更によって値が変わらず、その時点での値を保持できます。

手動編集ができない

手動での変更ができないこともも考慮しておくべき点のひとつです。これは全てのユーザが編集不可となっていて、システム管理者も変更ができません。

以上のことから、自動設定はしたいものの手動でも入力が可能としたいという希望がある場合には、数式項目の使用は避けてください。こちらのケースについても、Apexやフローでの自動設定を検討する必要があります。

運用に合わせた方法で対応することが必要

数式項目を利用する上で、「変更履歴を残せない」「スナップショットを残せない」「手動編集ができない」という考慮しておきたい三つの注意点についてまとめてきました。数式項目は非常に便利な使い方ができますが、場合によっては考慮が必要な部分もあり、メリットやデメリットについて理解し、それぞれの運用に合った手段を選ぶことが重要になってきます。ぜひ本記事を参考にしてください。