Salesforce管理者退職時の対応について
Salesforceを利用している企業は、システム管理者がセキュリティ設定やプラットフォームの管理、ユーザー管理などを担当していますが、管理者が突然退職することになれば管理者不在となりシステム運用に支障が出てしまう恐れがあります。この記事では、Salesforce管理者が退職した際の課題や引継ぎで押さえておくべき項目についてまとめました。
退職がもたらす運用リスク
管理者が退職した際に何の確認もせずにアカウントを削除してしまうのは危険です。退職する管理者が複数のダッシュボードの実行ユーザーとなっていたり、デフォルトのワークフローユーザーに設定されていたりする場合は、アカウントを削除することでダッシュボードの表示や更新ができなくなったり、進行中の案件が停止したりデータが失われたりする可能性もあります。
また、専門的な知識を持つ担当者が不在となればトラブルが起こったときに対応がスムーズに行えず、運用が滞ってしまうリスクもあります。
管理者退職により発生しやすい問題とは？
システム管理者が不在になってしまうことでどのような問題が起こるのか、具体的に確認していきましょう。
- システム効率が低下する
システム管理者が行っていた新規アカウントの登録や退職者の削除などの業務が滞る
- ユーザー対応が遅れる
システム問い合わせやトラブル対応が遅れることで業務効率が低下する
- システム改善が進まなくなる
管理者が不在の状態ではシステム改善、最適化を進めることができず新機能の導入や既存機能のカスタマイズができず効率が悪くなる恐れがある
- セキュリティリスクが増える
管理者がいなくなることで適切なアクセス権限設定、セキュリティ設定ができず、情報漏洩などのセキュリティリスクが高まる恐れがある
引き継ぎで確認すべき主要項目
管理者の退職が決まった際には、スムーズにシステム運用を行うため適切に引継ぎを行うことが求められます。まずは新しいシステム管理者が利用できるように管理者ユーザーを新規で登録します。前任者のデータを削除する前には、過去のデータや履歴が消えないようにデータを確保するなどの注意が必要です。削除前に、下記の項目をチェックしておきましょう。
- 重要情報を引き継ぐ
設定やカスタマイズ、ユーザー管理、セキュリティ設定など
- 退職者レコード情報を移管する
リード情報、取引先と取引先責任者情報、進行中の商談があれば商談レコードの所有者
削除後のデータは一時的に保管する場合は、セキュリティ対策を徹底して漏洩を防ぐようにしましょう。
Salesforceの管理者が退職するときはリスクに備えた対策が必要
Salesforceのシステム管理者が退職すると、運用に影響が出たり削除したユーザーデータが商談や取引先、進行中案件に影響して表示や更新ができなくなったりする恐れがあり、これらは企業にとっては見過ごせないリスクとなります。
社内ですぐ代替できる管理者がいない場合は、外部のSalesforce導入支援パートナーの活用を検討することをおすすめします。
